Kiralık Araç Bildirim Sistemi (KABİS) Nedir? Gerçek Uygulama Rehberi
Araç kiralama işletmeleri için KABİS, yalnızca “bildirim yapılan bir ekran” değil; denetime, yaptırıma ve operasyonel disipline bağlı resmi bir güvenlik bildirim düzenidir. Aşağıdaki rehber, pratik işleyiş ve sahada yaşanan kritik senaryolarla hazırlanmıştır.
KABİS’in Gerçek Tanımı
KABİS (Kiralık Araç Bildirim Sistemi), ticari araç kiralama faaliyeti yürüten işletmelerin, kiraya verdikleri araçların ve kiracı/sürücü bilgilerinin belirli alanlarla birlikte elektronik ortamda bildirilmesini esas alan resmi bildirim akışıdır.
Önemli: KABİS “sonradan girilen bir kayıt sistemi” gibi düşünülmemelidir. Operasyonun doğru tasarlanması, sözleşme saati ile bildirim zamanının tutarlı olmasını ve tüm kayıtların iz bırakacak şekilde loglanmasını gerektirir.
Kimler KABİS Kullanmak Zorundadır?
- Günlük / haftalık araç kiralama işletmeleri
- Aylık / uzun dönem araç kiralama yapan firmalar
- Havalimanı ofisleri ve şubeli rent a car operasyonları
- Filo kiralama ve kurumsal kiralama süreçleri yürüten yapılar
- Franchise / bayi ağı olan araç kiralama markaları
- Bireysel “aracı komşuya verme” gibi durumlar KABİS kapsamı değildir.
- Ruhsatı ve yetkisi olmayan işletmelerin kiralama yapması ayrıca ciddi risktir.
- Kurumsal kiralamada “şirket” değil, aracı fiilen kullanan sürücü bilgisi önem kazanır.
Anlık Bildirim Mantığı
KABİS sürecinde en kritik nokta “anlık bildirim” yaklaşımıdır. Sözleşmenin oluşturulduğu zaman, aracın fiilen teslim edildiği zaman ve sistemde kayıt oluştuğu zaman arasında uyum aranır. Bu yüzden operasyon, “gün sonu toplu giriş” gibi alışkanlıklarla yönetilmemelidir.
- Sözleşme oluşturulur → sürücü/kimlik doğrulanır
- Araç teslim edilir → aynı anda sistem bildirimi tetiklenir
- Başarılı yanıt alınır → log kaydı saklanır
- Araç teslim edilir → “sonra gireriz” denir
- Yoğunluk olur → bildirim gecikir
- Denetimde sözleşme saati ile kayıt saati uyuşmaz
Manuel Giriş ve Entegrasyon Arasındaki Fark
Küçük ölçekli işletmeler manuel girişle ilerleyebilir. Ancak yoğun kiralama hacminde manuel süreç; zaman, hata ve gecikme riski doğurur. Entegrasyon (yazılım üzerinden otomatik bildirim) bu riski azaltır.
| Başlık | Manuel Giriş | Entegrasyon | Kritik Not |
|---|---|---|---|
| Hız | Personel hızına bağlı | Otomatik tetiklenebilir | Yoğun saatlerde manuel giriş gecikmeye açık olur. |
| Hata Riski | Yüksek (yanlış kimlik / saat / plaka) | Daha düşük (doğrulama ile) | Alan doğrulama ve zorunlu kontroller entegrasyonda avantaj sağlar. |
| Log & İz | Sınırlı (ek süreç gerekir) | Detaylı loglanabilir | Yanıt kodları, retry denemeleri, gönderim zamanı saklanmalıdır. |
| İş Sürekliliği | Personel yoksa aksar | Sistem ayakta kaldıkça devam eder | Sunucu saat senkronizasyonu ve bağlantı yönetimi önemlidir. |
Entegrasyon kullanan firmalarda en kritik iki kontrol: (1) saat senkronizasyonu, (2) başarısız gönderimlerin otomatik tekrar denenmesi ve raporlanmasıdır.
Hangi Bilgiler Bildirilir? (Pratik Kontrol Listesi)
Sistem bildirimlerinde temel amaç; aracı, sözleşmeyi ve sürücüyü doğru eşleştirmektir. Bu yüzden alanların eksiksiz ve doğru girilmesi denetimlerde kritik önem taşır.
| Kategori | Alan | Örnek | Kontrol / İpucu |
|---|---|---|---|
| Araç | Plaka | 34 ABC 123 | Format ve boşluk düzeni tutarlı olmalı. Yazılımda maske önerilir. |
| Araç | Şasi No | VF1… | Şasi tekil kimliktir. Yanlış şasi, araç eşleşmesini bozar. |
| Kiracı / Sürücü | T.C. Kimlik / Pasaport | 11 haneli / pasaport no | Hatalı hane sayısı “gerçeğe aykırı bilgi” riskini büyütür. |
| Kiracı / Sürücü | Ad Soyad / Uyruk | — | Yabancı kiralamada pasaport ve uyruk alanları kritik. |
| Kiralama | Başlangıç & Bitiş | GG/AA/YYYY SS:DD | Sözleşme saati ile bildirim zamanı arasında tutarlılık aranır. |
| Kiralama | Şube / Lokasyon | IST Havalimanı | Şubeli yapılarda lokasyon bilgisi doğru olmalıdır. |
Denetimler ve En Sık Yakalanan Hatalar
Denetimler çoğu zaman “kayıt var mı?” sorusundan daha ileri gider: sözleşme saatleri, teslim saatleri ve sistem kayıt zamanları karşılaştırılabilir. Ayrıca kullanıcı bazlı işlem izleri ve log kayıtları talep edilebilir.
- Gün sonunda toplu giriş (zaman uyuşmazlığı)
- Yanlış T.C. / pasaport numarası
- Süre uzatımını bildirmeme
- Şube bilgisi hatası (merkezden yanlış lokasyon)
- Ortak kullanıcı/şifre ile işlem yapmak
- Her kiralama için “başarılı yanıt” kontrolü
- Başarısız gönderime otomatik tekrar denemesi (retry)
- Günlük rapor: sözleşme–kayıt eşleştirme kontrolü
- Personel çıkışında kullanıcı yetkisi kapatma
Kurumsal ve Filo Kiralamada Dikkat Edilecek Noktalar
Uzun dönem kiralamalarda süreç “tek sefer girdik bitti” değildir. Araç değişimi, sürücü değişikliği, süre uzatımı gibi hareketler bildirim disiplinini gerektirir. Kurumsal yapılarda çoğu zaman araç farklı personeller tarafından kullanılabilir; burada kritik olan, fiili sürücü bilgisi ve sözleşme koşullarının sistem kayıtlarıyla tutarlı olmasıdır.
İpucu: Filo operasyonlarında “değişiklik yönetimi” (uzatma, araç değişimi, sürücü güncelleme) için ayrı bir kontrol akışı kurmak, denetim riskini ciddi şekilde düşürür.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
KABİS bildirimi ne zaman yapılmalıdır? +
Manuel giriş mi entegrasyon mu daha güvenlidir? +
Sistem yoğunluğu olursa ne yapılmalı? +
Süre uzatımı yapıldığında tekrar bildirim gerekir mi? +
Yabancı uyruklu kiralamalarda en çok nerede hata olur? +
Ortak kullanıcı/şifre kullanmak neden sakıncalıdır? +
Denetimde hangi kayıtlar istenir? +
Örnek Operasyon Kontrol Tablosu
Aşağıdaki tablo, günlük kontrol için pratik bir “iç denetim” iskeleti olarak kullanılabilir.
| Kontrol | Ne zaman? | Kim? | Başarılı sayılma kriteri |
|---|---|---|---|
| Sözleşme–kayıt eşleştirme | Günlük | Operasyon sorumlusu | Tüm sözleşmelerin sistem kaydı var ve saatler uyumlu. |
| Başarısız gönderimler listesi | Günlük | IT / yazılım | Hata veren kayıt kalmadı; tümü başarıyla işlendi. |
| Süre uzatımı / araç değişimi kontrolü | Günlük | Şube yöneticisi | Uzatılan/değişen tüm işlemler sistemde güncel. |
| Kullanıcı yetkileri kontrolü | Haftalık | İK + Operasyon | Ayrılan personelin erişimi kapalı; yetkiler güncel. |
